TonerCycle / InkCycle: Passer du sous-sol aux grands détaillants

November 8, 2019

LE DÉFI

En plus d’améliorer la satisfaction des clients, la solution de DiCentral a permis à
TonerCycle/InkCycle de rester conforme à l’EDI et aux règles d’affaires imposées par
ses clients détaillants. Les grands détaillants maintiennent des exigences strictes
en matière d’expédition, notamment des amendes pouvant aller jusqu’à 100 000$
dollars par violation des règles d’affaires. En améliorant l’automatisation et en
éliminant les erreurs manuelles, la société a pu éviter les non-conformités et les
rétrofacturations qui en résultent.

PROFIL DE L’ENTREPRISE
TonerCycle/InkCycle a démarré il y
a près de 25 ans dans le sous-sol du
fondateur, Rick Krska, où des cartouches
d’encre vides étaient collectées,
remaniées et vendues à des entreprises
locales. Depuis lors, la société compte
des centaines d’employés concentrés
dans trois centres de distribution
situés au Kansas, en Californie et
en Pennsylvanie, où elle remodèle
les cartouches conformément aux
normes de qualité les plus strictes et
les distribue aux grands détaillants, les
marques privées et les programmes
de distribution, le dropship, et
revendeurs de produits de bureau dans
le monde entier. Avec une croissance
aussi rapide et une demande accrue
des clients-détaillants, TonerCycle/
InkCycle, basée au Kansas, nécessitait
un niveau élevé d’automatisation afin
de réduire les dépenses d’exploitation
et augmenter la rentabilité. Cela l’a
amené à devenir l’un des pionniers de
la solution d’intégration de la chaîne
d’approvisionnement de DiCentral.

David Kroenke, directeur informatique de TonerCycle/InkCycle, a déclaré: « Plus
nous utilisions le logiciel, meilleure était la proposition de valeur, plus nous nous
y appliquions moins nous avions besoin de personnel. Globalement, je pense que
notre investissement dans les solutions de DiCentral a été largement rentabilisé en
termes d’économie de travail et d’efficacité. »

En 1999, le chef des finances de TonerCycle/InkCycle estimait que le coût du
traitement d’une commande du début à la fin était de 18$ par commande.
L’objectif était de réduire les coûts à un dollar par commande. Cela nécessiterait
une plateforme de planification des ressources d’entreprise (ERP) sophistiquée
et une intégration de l’échange de données informatisées (EDI). En implantant la
suite de services évolutive de DiCentral, y compris la traduction et le mapping EDI,
TonerCycle/InkCycle a été en mesure d’implanter des processus et des procédures
informatiques, ainsi qu’une automatisation capable de traiter les commandes
entrantes.

En l’espace d’un an, Kroenke a créé le premier site de commerce en ligne de la
société, doté d’un logiciel de comptabilité intégré, permettant à TonerCycle/InkCycle
d’automatiser le traitement des commandes, diminuant ainsi la saisie manuelle.
« Nous avons poursuivi notre croissance à un rythme rapide », a poursuivi Kroenke,
qui a accompagné la société tout au long du processus d’adoption de DiCentral. «
Et nous n’aurions jamais été en mesure de répondre à la demande sans DiCentral.
Lorsqu’une commande est passée, elle est automatiquement validée et un ticket
s’imprime dans l’entrepôt en quelques minutes. Le colis est transféré sur la machine
FedEx et, au moment où ils apposent l’étiquette sur le colis, les informations de suivi
parviennent déjà au client. »

Aujourd’hui, le rôle de Kroenke est plus stratégique. Il rencontre régulièrement les clients pour déterminer la meilleure façon de simplifier leurs activités commerciales. Pour faciliter cette approche, TonerCycle/InkCycle s’appuie sur les solutions de DiCentral pour générer des codes à barre uniques qui communiquent les informations des commandes au système ERP. En conséquence, les employés n’ont besoin que de confirmer un bordereau d’expédition principal au lieu de devoir déballer et ouvrir toute la livraison.

La plateforme ERP TonerCycle/InkCycle automatise entièrement les commandes de clients spécifiques en réservant automatiquement les produits de différents entrepôts, ce qui permet de traiter les commandes en mode mains libres. Les employés sont ensuite en mesure de se concentrer sur des priorités plus urgentes au fur et à mesure que la commande parvient à l’entrepôt chargé de l’expédition.

Au début, les représentants
du service à la clientèle
prenaient 20 commandes
par téléphone. Maintenant,
trois membres du service
prennent 500 commandes
et expédient 1 000 colis par
jour.

 

-David Kroenke
Directeur TI
TonerCycle/InkCycle

« Au début, les représentants du service à la clientèle prenaient 20 commandes par téléphone », a déclaré Kroenke. « Maintenant, trois membres du service prennent 500 commandes et expédient 1 000 colis par jour. »

DES SOLUTIONS ÉVOLUTIVES

TonerCycle/InkCycle avait besoin de solutions EDI pour créer des marques privées pour un grand détaillant d’une chaîne de magasins à grande surface. En peu de temps, ils remplissaient les commandes de milliers de magasins à travers le pays. La demande de commerce électronique unifié est devenue de plus en plus urgente.

Selon Kroenke, l’entreprise comptait au départ environ 2 000 unités de gestion des stocks (SKU) et plusieurs centaines de clients. Les représentants des ventes TonerCycle/InkCycle avaient mis au point leur propre tarification sur mesure qui avait permis de créer jusqu’à 12 milliards de combinaisons de tarification client.

Alors que la société grandissait pour répondre à la demande, TonerCycle/InkCycle a mis en place un entonnoir permettant de déterminer si les commandes entrantes nécessitaient une intervention manuelle. La suite d’intégration de la chaîne d’approvisionnement de DiCentral a été utilisée pour traiter ces cas uniques, ainsi que pour manipuler et cartographier le langage (XML) et les fichiers délimités, traiter les préavis de livraison (ASN) et assurer une interface sur le Web à l’aide du protocole AS2 et les connexions du protocole de transfert de fichiers (FTP).

Pour prendre le contrôle de la chaîne d’approvisionnement, échanger des données de transaction avec des partenaires d’affaires clé de manière automatisée, intégrée et transparente, n’était qu’un début. Les solutions complètes offertes par DiCentral aident l’entreprise à maintenir l’entonnoir selon les capacités suivantes:

  • Réception et traduction des commandes d’achat dans des formats lisibles
  • Vérification du respect de toutes les règles pour chaque partenaire d’affaires
  • Cartographier toutes les données dans les systèmes ERP
  • Ajouter les commandes dans les systèmes comptables
  • Traiter les ASN
  • Créer des étiquettes d’expédition personnalisées

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